Privacyverklaring

ITACC BV ("wij", "ons") is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en verwerken jouw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en onze deontologische verplichtingen als ITAA-accountant.

1. Wie zijn wij?

• Naam: Information, Tax and Accountancy BV (ITACC)
• Adres: Ketelpoort 30, 9000 Gent
• Ondernemingsnummer: BE 0799.590.004
• ITAA-erkenningsnummer (vennootschap): 53.321.405
• E-mail: henrilouis@itacc.be
• Telefoon: 0494 26 27 50

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer, kopie identiteitskaart (in het kader van onze anti-witwasverplichtingen).
• Financiële en fiscale gegevens: bankrekeningnummers, inkomensgegevens, bezittingen, schulden en alle overige informatie noodzakelijk voor de boekhoudkundige en fiscale verwerking.
• Digitale gegevens: IP-adres, surfgedrag en communicatiegeschiedenis wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt.

Het gebruik van het rijksregisternummer is wettelijk gereglementeerd (wet van 8 augustus 1983). Wij verwerken dit nummer uitsluitend op basis van onze wettelijke identificatieverplichting in het kader van de anti-witwaswetgeving en onze fiscale bewaarplichten — nooit voor andere doeleinden.

3. Cookies en websitebezoek

Onze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen marketing- of trackingcookies. Daarom tonen we ook geen cookiebanner.

Bezoekersstatistieken meten we met Plausible Analytics, een cookieloze en privacyvriendelijke tool die geen identifiers op je toestel plaatst en geen individueel surfgedrag bijhoudt: de gegevens worden onmiddellijk geaggregeerd en zijn niet tot jou herleidbaar. De servers van Plausible staan in de Europese Unie.

Plan je via onze website een videocall, dan laadt de agenda van Microsoft Bookings. Microsoft kan daarbij eigen cookies plaatsen. Meer details vind je in ons afzonderlijk cookiebeleid.

In sommige artikels op onze website tonen we video's van YouTube. Die laden pas wanneer je zelf op "Video laden" klikt; tot dan wordt er niets met YouTube (Google) gedeeld. Klik je, dan verwerkt Google je IP-adres en kan het cookies plaatsen volgens zijn eigen privacybeleid. We gebruiken daarvoor de privacyvriendelijkere variant youtube-nocookie.com.

4. Waarom en op welke basis verwerken wij deze gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: om jouw boekhouding te voeren, belastingaangiftes in te dienen en financieel of vennootschapsadvies te verlenen.
• Wettelijke verplichtingen: als accountant zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verzamelen ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wet van 18 september 2017, hierna "AWW"), alsook voor de algemene fiscale en vennootschapsrechtelijke bewaarplichten.
• Precontractuele stappen op jouw verzoek en gerechtvaardigd belang: om vragen via ons contactformulier of een aanvraag voor een videocall te behandelen en je een passend antwoord of voorstel te bezorgen (art. 6.1.b en 6.1.f AVG). Die gegevens gebruiken we enkel om je vraag op te volgen.
• Gerechtvaardigd belang: om onze dienstverlening te optimaliseren, geanonimiseerde websitestatistieken bij te houden (zie punt 3) en je te informeren over belangrijke fiscale wijzigingen. Je kan je hiertegen op elk moment kosteloos verzetten door ons te contacteren via henrilouis@itacc.be.

Geautomatiseerde besluitvorming: wij nemen geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen.

5. ITAA-beroepsgeheim en het delen van gegevens

Als erkend accountant zijn wij gebonden aan het strikte beroepsgeheim (ITAA). Jouw gegevens worden nooit commercieel verkocht. Wij delen jouw gegevens enkel met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is:

• Overheidsinstanties: zoals de FOD Financiën, de Nationale Bank van België (NBB) of de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), voor het neerleggen van documenten en aangiftes.
• Digitale verwerkers: wij maken gebruik van veilige, moderne softwarepartners voor onze workflow. Denk hierbij aan aanbieders van cloudopslag, boekhoud- en facturatiesoftware, communicatietools, platformen voor AML-screening, websitestatistieken (Plausible Analytics, gehost in de EU) en AI- of analysetools. Met deze partners hebben wij strikte verwerkersovereenkomsten afgesloten.
• Agenda- en videocalltools: plan je via onze website een videocall, dan gebeurt dat via Microsoft Bookings. De gegevens die je daar invult — naam, e-mailadres en gekozen tijdstip — verwerkt Microsoft volgens haar eigen privacyverklaring van Microsoft.
• Verzekeraar beroepsaansprakelijkheid, indien noodzakelijk in het kader van een schadegeval.
• Vervangend accountant, bij overname of overdracht van een dossier.
• ITAA als toezichthouder, bijvoorbeeld in het kader van een kwaliteitscontrole of tuchtonderzoek.
• Gerechtelijke of administratieve instanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER): onze verwerkingspartners hosten hun gegevens in de regel binnen de EER. Indien gegevens, bijvoorbeeld door het gebruik van bepaalde internationale cloud- of softwareleveranciers, in uitzonderlijke gevallen worden doorgegeven aan landen buiten de EER, zorgen wij voor passende wettelijke waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet ons dit verplicht. Concreet hanteren wij de volgende wettelijke bewaartermijnen:

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden jouw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Jouw gegevens worden opgeslagen in sterk beveiligde, digitale omgevingen. Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang te voorkomen, waaronder encryptie en toegangsbeheer (zoals multi-factor authenticatie).

8. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt te allen tijde het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
• Gegevens te laten corrigeren indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Te vragen om de verwijdering van jouw gegevens (let op: dit recht is beperkt, aangezien wij doorgaans wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren, zie punt 6).
• Beperking van de verwerking te vragen, bijvoorbeeld terwijl een correctieverzoek wordt onderzocht.
• Je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen (recht op overdraagbaarheid), voor zover de verwerking berust op toestemming of overeenkomst en via geautomatiseerde middelen gebeurt.
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen (gerechtvaardigd belang) of je toestemming in te trekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kan je een e-mail sturen naar henrilouis@itacc.be. Het uitoefenen van deze rechten is in principe kosteloos, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Om je identiteit te verifiëren, kunnen wij je vragen een bewijs van identiteit voor te leggen. Wij verwerken jouw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand.

Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens onrechtmatig verwerken, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@apd-gba.be).

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld ingevolge wetswijzigingen of nieuwe verwerkingsactiviteiten. De datum van de laatste bijwerking staat steeds bovenaan dit document vermeld. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.